1. Exportar uma cópia do sistema atual
Exporte clientes e processos para arquivos separados, em CSV ou XLSX. Se os dados estiverem no Google Sheets, baixe a planilha em um desses formatos. Preserve os arquivos originais e continue acompanhando seus compromissos no sistema atual enquanto a conferência não termina.
2. Preparar os arquivos
- Uma linha por cadastro e uma coluna por informação, sem células mescladas.
- CPF, CNPJ, telefone e número do processo formatados como texto, para preservar os zeros.
- Até 8 MB e 5.000 linhas por arquivo. Arquivos maiores precisam ser divididos.
- Para clientes, o nome e, quando disponíveis, o CPF ou CNPJ e os contatos. Para processos, o número do processo e as informações cadastrais disponíveis.
- Não preencha dados que você desconhece. Se a exportação tiver identificadores próprios do sistema de origem, preserve-os para facilitar a conferência.
Os modelos de planilha e as instruções ficam no painel, na etapa “Começar vazio ou importar” da entrada guiada, em “Preparar minha migração”.
3. Importar clientes
Com uma conta de proprietário ou administrador, abra Clientes e escolha “Importar planilha”. Associe cada coluna do arquivo ao campo correspondente. A prévia mostra, antes de gravar, quais linhas serão criadas, quais são duplicadas e quais têm erro.
Duplicados, identificados pelo CPF ou CNPJ ou pelo nome com e-mail ou telefone, são mostrados e pulados: nunca sobrescrevem o cadastro existente. Corrija as linhas com erro antes de confirmar. A gravação é feita por lote inteiro: se algo falhar, nada daquele arquivo entra pela metade.
Depois, compare a quantidade de cadastros com o resultado do lote e abra uma amostra de clientes para conferir os dados.
4. Importar processos
Com os clientes importados, abra Processos e escolha “Importar planilha”. Números de processo que já existem no escritório aparecem como duplicados e são pulados.
O vínculo com o cliente depende da coluna de CPF ou CNPJ: o processo só se liga a um cliente quando há um único cadastro com aquele documento no escritório. Documento ausente, desconhecido ou que aponte para mais de um cadastro gera erro na linha. Sem essa coluna, o processo entra sem cliente e precisa de associação manual.
5. Conferir vínculos e pendências
A prévia pode ser exportada com o motivo de cada recusa, para corrigir a planilha e importar de novo. Associe os processos que entraram sem cliente. Nenhum vínculo é feito por nome parecido.
Responsáveis, tarefas e prazos processuais são revisados à parte: importar cadastros não transfere esses controles.
6. Transferir documentos
Organize os arquivos por cliente ou processo e preserve a pasta de origem. A importação direta de pastas do Google Drive ainda não está disponível, e a conexão com o Google disponível no painel não copia o acervo. Combine com a equipe o método de envio e os formatos aceitos antes de transferir os documentos.
7. Validar os totais e concluir
Confira os totais, uma amostra de clientes e processos, os vínculos e os documentos esperados. Registre as pendências e valide os prazos com a pessoa responsável. A migração só é dada como conferida depois dessa revisão.
Guarde o resultado de cada lote junto com a cópia exportada do sistema de origem.
Desfazer um lote
Um lote importado pode ser desfeito no próprio importador. Cadastros que já receberam vínculos, como documentos, tarefas ou lançamentos, são preservados, e a exclusão dos demais não pode ser revertida. Desfazer não substitui a cópia da origem, que deve ser mantida.
Onde fica no painel
- Configurações → Configuração inicial → “Abrir entrada guiada”: as quatro etapas da ativação, que podem ser retomadas a qualquer momento.
- Etapa “Começar vazio ou importar” → “Preparar minha migração”: modelos de planilha e instruções.
- Clientes ou Processos → “Importar planilha”: associação de colunas, prévia, gravação e resultado de cada lote.
Migração assistida
Para acervos grandes, limpeza de dados ou sistemas com exportação difícil, a equipe avalia uma amostra dos arquivos e envia prazo e orçamento por escrito, antes de qualquer cobrança. O prazo depende do volume, do formato e da qualidade dos arquivos recebidos.
Limites
Os limites de 8 MB e 5.000 linhas por arquivo são técnicos e não definem, sozinhos, o volume incluído no plano. A integração com o Projudi está fora da oferta atual. Prazos processuais só valem depois da conferência expressa do escritório.